Anforderungen an die wirksame Arbeit des Wahlvorstands
die Geschäftsführung des Wahlvorstands
Grundsätzlich gilt, dass die Regelungen zur Geschäftsführung des Betriebsrats, soweit es der Funktion des Wahlvorstandes nicht widerspricht, entsprechend anzuwenden sind. Das bedeutet, dass der Wahlvorstand in ähnlicher Weise wie ein Betriebsrat arbeitet.
Der Wahlvorstand handelt im Rahmen von Beschlüssen
Der Vorsitzende des Wahlvorstands kann nur im Rahmen der gefassten Beschlüsse handeln. Ebenso wie der Betriebsrat nach § 33 Abs. 1 BetrVG trifft der Wahlvorstand gem. § 1 Abs. 3 WO seine Entscheidungen als Kollegialorgan. Der Vorsitzende ist also an die Beschlüsse des Gremiums Wahlvorstand gebunden.
Beschlüsse werden auf Sitzungen des Wahlvorstands getroffen
Die Beschlüsse des Wahlvorstands sind ebenso wie die des Betriebsrats in Sitzungen zu treffen. Wie beim Betriebsrat ist auch beim Wahlvorstand eine Beschlussfassung im Umlaufverfahren (z. B. per E-Mail) unzulässig.
Die Stimmenmehrheit der Wahlvorstandsmitglieder ist erforderlich
In § 1 Abs. 3 WO ist normiert, dass die Beschlüsse des Wahlvorstands mit einfacher Stimmenmehrheit seiner stimmberechtigten Mitglieder gefasst werden. Das ist anders als bei Abstimmungen im Betriebsratsgremium nach § 33 BetrVG, bei denen meistens die Mehrheit der anwesenden Mitglieder ausreichend ist.
Nicht erforderlich ist hingegen, dass alle stimmberechtigten Mitglieder des Wahlvorstands bei der Beschlussfassung anwesend sein müssen; wohl aber müssen alle Mitglieder zu der Sitzung eingeladen werden.
Beschlüsse werden auf Sitzungen des Wahlvorstands getroffen
Die Beschlüsse des Wahlvorstands sind ebenso wie die des Betriebsrats in Sitzungen zu treffen. Wie beim Betriebsrat ist auch beim Wahlvorstand eine Beschlussfassung im Umlaufverfahren (z. B. per E-Mail) unzulässig.
Die Stimmenmehrheit der Wahlvorstandsmitglieder ist erforderlich
In § 1 Abs. 3 WO ist normiert, dass die Beschlüsse des Wahlvorstands mit einfacher Stimmenmehrheit seiner stimmberechtigten Mitglieder gefasst werden. Das ist anders als bei Abstimmungen im Betriebsratsgremium nach § 33 BetrVG, bei denen meistens die Mehrheit der anwesenden Mitglieder ausreichend ist.
Nicht erforderlich ist hingegen, dass alle stimmberechtigten Mitglieder des Wahlvorstands bei der Beschlussfassung anwesend sein müssen; wohl aber müssen alle Mitglieder zu der Sitzung eingeladen werden.
Der Wahlvorstandsvorsitzende muss zu den Sitzungen des Wahlvorstands ordnungsgemäß laden
Der Wahlvorstand kann seine Beschlüsse nur in Wahlvorstandssitzungen fassen. Damit wirksam Beschlüsse gefasst werden können, bedarf es zunächst einer ordnungsgemäßen Ladung zur Wahlvorstandssitzung.
Es gibt keine vorgeschriebene Ladungsfrist
Für eine ordnungsgemäße Beschlussfassung des Wahlvorstands ist die rechtzeitige Ladung aller Mitglieder des Wahlvorstandes erforderlich. Wie auch bei der Ladung zu Sitzungen des Betriebsrats, sieht das Gesetz auch für Sitzungen des Wahlvorstands keine konkrete Frist vor.
Grundsätzlich ist in jedem Falle erforderlich, dass die Einladung so rechtzeitig erfolgt, dass eine Vorbereitung der Wahlvorstandsmitglieder auf die in der Sitzung abzuhandelnden Punkte möglich ist. Die „Rechtzeitigkeit“ der Einberufung darf aber nicht so streng genommen werden wie bei Sitzungen des Betriebsrats, da der Wahlvorstand oftmals kurzzeitig zusammentreten muss. Auch in diesem Fall muss aber sichergestellt werden, dass alle Mitglieder geladen werden und dass diese teilnehmen können. Sind alle Wahlvorstandsmitglieder beisammen, muss aber nicht etwa vorab eine Einladung erfolgen, damit sie eine Wahlvorstandssitzung abhalten können (BAG, Beschluss vom 20.05.2020 - 7 ABR 42/18).
Keine Tagesordnung erforderlich
Anders als bei der Ladung zu einer Betriebsratssitzung bedarf es für den Wahlvorstand keiner detaillierten Tagesordnung. Selbst ohne Mitteilung einer Tagesordnung können wirksame Beschlüsse gefasst werden.
Ladung von Ersatzmitgliedern
Im Fall der Verhinderung eines Wahlvorstandsmitglieds ist das entsprechende Ersatzmitglied zu laden (soweit Ersatzmitglieder bestellt wurden). Das Wahlvorstandsmitglied hat den Vorsitzenden daher rechtszeitig zu informieren, wenn es verhindert ist, an der Sitzung des Wahlvorstands teilzunehmen. Erforderlich ist das Vorliegen eines tatsächlichen oder rechtlichen Verhinderungsgrundes. Die praktisch wichtigsten Fälle der tatsächlichen Verhinderung sind Urlaub und Krankheit. Eine rechtliche Verhinderung kann insbesondere dann vorliegen, wenn es um eine Beschlussfassung „in eigener Sache“ geht. Dies ist z.B. dann der Fall, wenn im Wahlvorstand darüber entschieden werden soll, ob die von dem Wahlvorstandsmitglied auf einer Vorschlagsliste geleistete Unterschrift gültig ist. In diesem Fall wäre das Wahlvorstandsmitglied zur Beschlussfassung an diesem Tagesordnungspunkt verhindert.
Ablauf der Sitzungen des Wahlvorstands
Der Wahlvorstandsvorsitzende leitet die Sitzungen des Wahlvorstands.
Die Sitzungen des Wahlvorstands sind grundsätzlich nicht öffentlich, soweit nichts anderes bestimmt ist. Der Wahlvorstand kann jedoch beschließen, andere Personen (Auskunftspersonen, Sachverständige, Gewerkschaftssekretäre, Schreibkräfte) zu seinen nichtöffentlichen Sitzungen hinzuzuziehen. Einige Sitzungen, wie die Prüfung der Briefwahlunterlagen, die Stimmauszählung und die Feststellung des Wahlergebnisses müssen öffentlich erfolgen (§ 26 Abs. 1 WO, § 13 WO und § 18 Abs. 3 Satz 1 BetrVG).
Auch digitale Wahlvorstandssitzungen möglich
Der Wahlvorstand kann Sitzungen und Beschlussfassungen auch per Video- oder Telefonkonferenz durchführen. Ob und in welchem Umfang, entscheidet der Wahlvorstand. Der Arbeitgeber kann in der Regel nicht verlangen, dass die Durchführung der Sitzungen – z. B. aus Kostengründen - mittels Video- und Telefonkonferenz erfolgt.
Allerdings gibt die Wahlordnung vor, dass für bestimmte (sensible) Themen keine Video- oder Telefonkonferenzen in Betracht kommen (sog. Negativliste):
- Prüfung eingereichter Vorschlagslisten
- Nachprüfen von Vorschlagslisten, nachdem sie aufgrund einer Beanstandung des Wahlvorstands korrigiert wurden
- die eigentliche Stimmauszählung
- Bearbeitung der Briefwahlunterlagen
- Durchführung eines Losverfahrens
- Erste Wahlversammlung im vereinfachten zweistufigen Wahlverfahren (§ 14a Abs. 1 Satz 2 BetrVG)
Es muss sichergestellt sein, dass Dritte vom Inhalt der Sitzung keine Kenntnis nehmen können. Eine Aufzeichnung der Sitzung ist unzulässig. Die mittels Video- und Telefonkonferenz Teilnehmenden bestätigen ihre Teilnahme gegenüber der oder dem Vorsitzenden in Textform. Die Bestätigung ist dem Sitzungsprotokoll beizufügen.
Den Sitzungsturnus frühzeitig planen
Der Wahlvorstand sollte seine Sitzungen für das gesamte Wahlverfahren planen und deren zeitliche Lage der Arbeitgeberseite mitteilen. Es sollten mindestens zwei regelmäßige Sitzungen pro Woche abgehalten werden. Die Entscheidung über die Festlegung der Sitzungstermine und über deren Dauer trifft der Wahlvorstand nach eigenem Ermessen.
Zusätzlich müssen jeweils am Tag des Ablaufs der Frist für die Einreichung von Wahlvorschlägen und Einsprüchen gegen die Wählerliste sowie am Tag vor der Wahl zur letztmaligen Prüfung der Wählerliste Sitzungen eingeplant werden. Denn die Wählerliste kann bei Schreibfehlern, offenbaren Unrichtigkeiten, in Erledigung rechtzeitig eingelegter Einsprüche oder bei Eintritt von Wahlberechtigten in den Betrieb oder bei Ausscheiden aus dem Betrieb bis zum Abschluss der Stimmabgabe berichtigt oder ergänzt werden (§ 4 Abs. 3 Satz 2).
Daneben sind im Bedarfsfall weitere Sitzungen durchzuführen, etwa zur Prüfung eingegangener Wahlvorschläge.
Die Sitzungen finden im Normalfall während der betriebsüblichen Arbeitszeit statt. Bei der Festlegung der Sitzungszeiten muss die persönliche Arbeitszeit der Wahlvorstandsmitglieder berücksichtigt werden. Kann die Sitzung nicht während der Arbeitszeit aller Wahlvorstandsmitglieder stattfinden (z.B. in Schichtbetrieben) und müssen Mitglieder des Wahlvorstands außerhalb ihrer persönlichen Arbeitszeit an Sitzungen teilnehmen, ist der erforderliche Zeitaufwand als Arbeitszeit zu werten, für den Freizeitausgleich durch den Arbeitgeber zu gewähren ist. Ist dies nicht möglich, sind die Zeiten zu vergüten.
Der Vorsitzende ist in entsprechender Anwendung des § 29 Abs. 3 BetrVG verpflichtet, eine Sitzung einzuberufen und die Beratung eines beantragten Gegenstandes auf die Tagesordnung zu setzen, wenn dies mindestens ein Viertel der Wahlvorstandsmitglieder verlangt.
Die Sitzungen des Wahlvorstands müssen protokolliert werden
Über jede Sitzung ist gemäß § 1 Abs. 3 Satz 2 WO eine Niederschrift, also ein Protokoll, zu verfassen. Auf seiner ersten Sitzung hat der Wahlvorstand also aus seiner Mitte einen Schriftführer zu bestimmen. Dessen Wahl erfolgt durch Beschluss des Wahlvorstands. Dieser ist, wie alle anderen Beschlüsse des Wahlvorstandes, zu protokollieren.
Der Schriftführer ist für die Protokollführung zuständig. Das Protokoll enthält mindestens den Wortlaut der gefassten Beschlüsse, § 1 Abs. 3 Satz 2 WO.
Wenn die Wahlvorstandsmitglieder in einer Frage unterschiedlicher Meinung sind, kann es sinnvoll sein, die unterschiedlichen Meinungen kurz zu skizzieren. So kann später die Entscheidungsfindung besser nachvollzogen werden.
Dem Protokoll ist die Anwesenheitsliste beizufügen, in die sich jedes Wahlvorstandsmitglied bzw. weitere an der Sitzung teilnehmende Personen eigenhändig einzutragen haben. Unterzeichnet werden muss das Protokoll von dem Vorsitzenden des Wahlvorstands und einem weiteren stimmberechtigten Wahlvorstandsmitglied (am besten dem Schriftführer), § 1 Abs. 3 Satz 3 WO.
Jedes Mitglied des Wahlvorstands hat das Recht, Einblick in die Sitzungsniederschriften und anderer Unterlagen des Wahlvorstands zu nehmen. Das gilt auch für nachrückende Ersatzmitglieder.
Der Wahlvorstand muss eine Wahlakte anfertigen
Der Wahlvorstand muss zudem eine Wahlakte führen. Dies ist unbedingt zu beachten und dabei ist große Sorgfalt an den Tag zu legen. Wahlakten sind die gesamten Wahlunterlagen im weitesten Sinne einschließlich der Stimmzettel. Bei elektronischen Dateien dürfte es ausreichen, wenn diese ausgedruckt und in Papierform zu den Akten genommen werden
In der Wahlakte werden
- die Sitzungsniederschriften,
- die Beschlüsse des Wahlvorstands,
- der Schriftwechsel des Wahlvorstands,
- die Wählerliste,
- Bekanntmachungen der Vorschlagslisten,
- die Stimmzettel,
- Berechnungszettel,
- die Niederschrift über das Wahlergebnis,
- schriftliche Erklärungen von Gewählten über Annahme oder Ablehnung der Wahl,
- die abgenommenen Aushänge,
- das Wahlausschreiben,
- die Bekanntmachungen der Vorschlagslisten,
- Briefwahlunterlagen (Freiumschläge, Erklärungen zur persönlichen Stimmabgabe, verschlossen gebliebene Wahlumschläge) usw.
gesammelt.
Der Wahlvorstand sollte direkt nach seiner Bestellung einen Aktenordner oder einen Schnellhefter anlegen, in den im Folgenden alle Dokumente zur Wahl abgeheftet werden. In der Wahlakte sind alle Entscheidungen des Wahlvorstands möglichst genau zu dokumentieren. Die Wahlakte muss am Ende eines Arbeitstages immer gut weggeschlossen werden.
Zugang von Erklärungen an den Wahlvorstand
Der Wahlvorstand muss gem. § 3 Abs. 2 Nr. 12 WO eine Betriebsadresse haben, unter der Einsprüche, Wahlvorschläge und sonstige Erklärungen gegenüber dem Wahlvorstand abzugeben sind. Das kann ein regelmäßig besetztes Wahlvorstandsbüro sein. In kleineren Betrieben kann es auch der Arbeitsplatz des Vorsitzenden des Wahlvorstands sein. Dann muss natürlich auch dessen Name angegeben werden (zum Beschluss zur Festlegung der Betriebsadresse siehe hier)
An der Betriebsadresse ist jedes Wahlvorstandsmitglied empfangsberechtigt
Erklärungen gegenüber dem Wahlvorstand sind in entsprechender Anwendung des § 26 Abs. 3 BetrVG dem Vorsitzenden gegenüber abzugeben. An der Betriebsadresse des Wahlvorstands können Erklärungen jedoch auch gegenüber jedem anderen Mitglied des Wahlvorstands abgegeben werden.
Festlegen von Sprechzeiten des Wahlvorstands
Wichtig ist, dass unter dieser Adresse zumindest ein Wahlvorstandsmitglied auch tatsächlich anzutreffen ist. Denn nur dann können (mündliche oder schriftliche) Erklärungen auch persönlich entgegengenommen werden. Es ist daher sinnvoll, anzugeben, wann dort jemand zu erreichen ist. Wird ein Wahlvorschlag an der angegebenen Adresse des Wahlvorstands einem Wahlvorstandsmitglied übergeben, geht er dem Wahlvorstand im Zeitpunkt der Übergabe zu.
Installation eines Briefkastens kann sinnvoll sein
Kann nicht gewährleistet werden, dass der Wahlvorstand unter der Betriebsadresse zu einem ganz wesentlichen Teil der Betriebsöffnungszeiten erreichbar ist, ist ein Briefkasten zu installieren, um die Erreichbarkeit des Wahlvorstandes sicherzustellen. Auf den genauen Standort des Briefkastens ist im Wahlausschreiben hinzuweisen. Wird der Wahlvorschlag in den Briefkasten eingeworfen, geht er nicht ohne weiteres im Zeitpunkt des Einwurfs zu, sondern erst dann, wenn unter Zugrundelegung gewöhnlicher Verhältnisse für den Wahlvorstand die Möglichkeit besteht, von dem Wahlvorschlag Kenntnis zu nehmen.
Wird z.B. in dem Wahlausschreiben angegeben, dass die Wahlvorschläge bis zum Ende der Arbeitszeit in dem Betrieb oder der Dienststunden des Wahlvorstands eingereicht werden müssen, geht ein erst später in den Briefkasten des Wahlvorstands eingeworfener Wahlvorschlag grundsätzlich beim Wahlvorstand ein (BAG, Beschluss vom 16.01.2018 - 7 ABR 11/16).
Die Zugangsfragen sind insbesondere für Fristabläufe relevant. Dies gilt insbesondere für den letzten Tag der Frist für die Einreichung von Vorschlagslisten und für die Einreichung von Einsprüchen gegen die Wählerliste. Beim Zugang von schriftlichen Erklärungen muss unterschieden werden können, welche Dokumente fristgerecht eingegangen sind und welche Dokumente verspätet waren.
Der Wahlvorstand muss in der Lage sein, die am Tage des Fristablaufs eingereichten Vorschlagslisten sofort zu prüfen. Deshalb muss zumindest ein Wahlvorstandsmitglied anwesend und in der Lage sein, die anderen Mitglieder kurzfristig zu erreichen. Besser ist, wenn sich an Fristablauftagen sämtliche Wahlvorstandsmitglieder unter der Betriebsadresse treffen und den Eingang von Erklärungen abwarten.
Versäumnis von Arbeitszeit für Tätigkeit im Wahlvorstand
Über die persönliche Rechtsstellung der Wahlvorstandsmitglieder bei Ausübung ihrer Amtstätigkeit enthält das BetrVG nur die Vorschrift des § 20 Abs. 3 Satz 2 BetrVG. Danach darf die Vergütung nicht wegen der erforderlichen Arbeit im Wahlvorstand gekürzt werden. Die Mitglieder des Wahlvorstands sind unter Fortzahlung des Arbeitsentgelts von der Arbeit freizustellen, sofern dies zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben erforderlich ist.
Das bedeutet, dass die Mitglieder analog § 37 Abs. 2 BetrVG für die Ausübung sämtlicher ihrer Tätigkeiten einschließlich der Teilnahme an Sitzungen bezahlt von der Arbeit freizustellen sind. Sie müssen sich für die Ausübung der Tätigkeit rechtzeitig unter Mitteilung der voraussichtlichen Dauer ihrer Abwesenheit abmelden. Bei Rückkehr an den Arbeitsplatz erfolgt eine Rückmeldung.
Müssen Mitglieder des Wahlvorstands aus betriebsbedingten Gründen ihre Amtstätigkeit außerhalb der Arbeitszeit durchführen, so haben sie bei entsprechender Anwendung des § 37 Abs. 3 BetrVG Anspruch auf entsprechende Arbeitsbefreiung unter Fortzahlung des Arbeitsentgelts.
Kosten der Wahl
Der Arbeitgeber trägt nach § 20 Abs. 3 Satz 1 BetrVG die Kosten der Betriebsratswahl. Dazu gehören alle Kosten, die mit der Einleitung und der Durchführung der Wahl sowie der gerichtlichen Überprüfung des Wahlergebnisses verbunden sind.
Dazu zählen die die bei der Vorbereitung und Durchführung der Wahl entstehenden Sachkosten, z.B. die Kosten für die Beschaffung und Erstellung von Gesetzestexten, Büromaterialien, Kommentaren, Aushängen, Wählerlisten, Stimmzetteln, Wahlurnen, Vordrucken, Portokosten bei Briefwahl usw. Des Weiteren benötigt der Wahlvorstand einen verschließbaren Schrank, einen eigenen E-Mail- und Internetzugang sowie Kopier- und Druckmöglichkeiten.
Der Wahlvorstand muss einen Beschluss über die Anschaffung der erforderlichen Sachmittel fassen und diesen dann dem Arbeitgeber mitteilen (zu den Musterschreiben kommen Sie hier). Es ist das Recht aber auch die Pflicht des Arbeitgebers, dafür zu sorgen, dass die notwendigen Sachmittel zur Verfügung stehen. Erst wenn er dieser Aufgabe nicht nachkommt, ist der Wahlvorstand berechtigt, die erforderlichen Gegenstände zu besorgen und kann vom Arbeitgeber Erstattung der Kosten verlangen, § 20 Abs. 3 BetrVG.
Ob der Wahlvorstand ein eigenes Wahlvorstandsbüro zur Verfügung gestellt bekommen muss, hängt von den Gegebenheiten des Betriebs ab. Es kommt z.B. darauf an, ob der Wahlvorstand das Büro des Betriebsrats (mit-)nutzen kann. Der Wahlvorstand bräuchte dann aber auf alle Fälle zusätzliche Einrichtungsgegenstände, wie z.B. einen eigenen verschließbaren Schrank. Entscheidend kommt es aber darauf an, ob der Wahlvorstand in den angedachten Räumlichkeiten seine Aufgaben ungestört ausüben kann. Wenn dies im Büro des Betriebsrats nicht geht, da z.B. eine „Wahlbeeinflussung“ befürchtet wird, muss über ein eigenes Büro nachgedacht werden.
Bei der Einrichtung des Büros reicht es aus, wenn dem Wahlvorstand die Sachmittel zur Verfügung gestellt werden, die tatsächlich erforderlich sind. Bei der Frage was erforderlich ist, steht dem Wahlvorstand ein Beurteilungsspielraum zu. Der Wahlvorstand hat die Frage der Erforderlichkeit jedoch nicht nur nach seinem subjektiven Ermessen zu beantworten, sondern sich auf den Standpunkt eines vernünftigen Dritten zu stellen, der die Interessen des Betriebsinhabers einerseits, des Betriebsrats und der Arbeitnehmerschaft andererseits gegeneinander abzuwägen hat. Es besteht kein Anspruch auf eine optimale Ausstattung. Es wird regelmäßig nicht erforderlich sein, dass der Arbeitgeber für den Wahlvorstand einen eigenen Drucker und Kopierer oder höhenverstellbares Mobiliar usw. anschafft.
Auch erforderliche Reisen, die zur ordnungsgemäßen Vorbereitung und Durchführung der Wahl, z.B. in auswärtigen Nebenbetrieben oder Betriebsteilen, erforderlich sind, stellen Kosten dar, die der Arbeitgeber zu erstatten hat.
Benutzen die Mitglieder des Wahlvorstands ihr eigenes Fahrzeug, so haben sie Anspruch auf die betriebsübliche Kilometerpauschale. Im Falle eines Unfalls ist der Arbeitgeber zur Tragung der Unfallkosten unter denselben Voraussetzungen verpflichtet wie bei einem Arbeitnehmer, der auf einer Dienstfahrt mit einem eigenen Pkw einen Unfall erleidet.
Will der Wahlvorstand einen Rechtsanwalt als Sachverständigen hinzuziehen, bedarf es einer vorherigen Vereinbarung mit dem Arbeitgeber.
Auch die Kosten einer notwendigen und angemessenen Schulung der Mitglieder des Wahlvorstands über eine ordnungsgemäße Vorbereitung und Durchführung der Betriebsratswahl muss der Arbeitgeber tragen.
